IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

1.     Tim Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem tentunya harus didukung oleh personalpersonal yang kompeten di bidangnya. Suatu Tim biasanya terdiri dari :

1. Manajer Analis Sistem

2. Ketua Analis Sistem

3. Analis Sistem Senior

4. Analis Sistem Junior

5. Pemrogram Aplikasi Senior

6. Pemrogram Aplikasi Junior

Jumlah personil Tim di atas diperlukan apabila sistem yang akan dikembangkan cukup besar. Apabila sistem yang akan dikembangkan kecil, maka personilnya dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan.

2.     Perlunya Pengembangan Sistem

Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal :

1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di system yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :

ü    Ketidakberesan sistem yang lama

Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

ü    Pertumbuhan organisasi

Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan

Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi danrencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatankesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah

3.     Indikator Diperlukannya Pengembangan Sistem

1. Keluhan pelanggan

2. Pengiriman barang yang sering tertunda

3. Pembayaran gaji yang terlambat

4. Laporan yang tidak tepat waktu

5. Isi laporan yang sering salah

6. Tanggung jawab yang tidak jelas

7. Waktu kerja yang berlebihan

8. Ketidakberesan kas

9. Produktivitas tenaga kerja yang rendah

10. Banyaknya pekerja yang menganggur

11. Kegiatan yang tumpang tindih

12. Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan

13. Kehilangan kesempatan kompetisi pasar

14. Persediaan barang yang terlalu tinggi

15. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien

16. Biaya operasi yang tinggi

17. File-file yang kurang teratur

18. Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran

19. Tertundanya pengiriman karena kurang persediaan

20. Investasi yang tidak efisien

21. Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat

22. Kapasitas produksi yang menganggur

23. Pekerjaan manajer yang terlalu teknis

24. DLL.

4.     Prinsip Pengembangan Sistem

Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah :

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

    Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :

- Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan

- Investasi yang terbaik harus bernilai

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem

5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut

6. Jangan takut membatalkan proyek

7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan system

5.     Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke proses yang pertama. Siklus ini disebut dengan Siklus Hidup suatu Sistem.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai system informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan system informasi.

Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase,

yaitu :

a. Perencanaan sistem

b. Analisis sistem

c. Perancangan sistem secara umum / konseptual

d. Evaluasi dan seleksi sistem

e. Perancangan sistem secara detail

f. Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem

g. Pemeliharaan / Perawatan Sistem

  

a. Fase Perencanaan Sistem

Dalam fase perencanaan sistem :

•                  Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan system informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.

•  Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.

•  Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.

Selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan :

• faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan,

•      faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.

Faktor kelayakan (feasibility factors)	Faktor strategis (strategic factors)
• Kelayakan teknis	• Produktivitas
• Kelayakan ekonomis	• Diferensiasi
• Kelayakan legal	• Manajemen
• Kelayakan operasional
• Kelayakan rencana

Suatu sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :

v  Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi  yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.

v  Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.

v  Kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal.

v  Kelayakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.

v  Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.

Selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktor strategis,seperti

v  Produktivitas mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.

v  Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah.

v  Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporanlaporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.

b. Fase Analisis Sistem

Dalam fase ini :

• Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbale

balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.

• Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.

• Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek

  sistem dan memulai fase analisis sistem.

• Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan suatu 

   sistem baru.

• Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional system mewawancarai calon pemakai 

  dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan 

   kebutuhan pemakai.

• Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, 

   jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.

• Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan 

  dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan 

  sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan 

  sampai semua peserta setuju.

c. Fase Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual

Arti Perancangan Sistem

- Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem

- Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional

- Persiapan untuk rancang bangun implementasi

- Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

- Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa  

   elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi

- Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan

Tujuan Perancangan Sistem

- Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem

- Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer 

   dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat

Sasaran Perancangan Sistem

- Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan

- Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan

- Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan 

   mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak    

   dilakukan oleh komputer

- Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masingmasing komponen dari sistem 

   informasi yang meliputi data dan informasi, simponan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-

   orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern

Dalam fase ini :

• dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka.

• pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka

harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer.

• Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file-file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.

d. Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem

Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek system dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem.

Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya.

e. Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional

Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan.

Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang

dikembangkan.

Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi. Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang

lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya. Meskipun sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen rancangan sistem, review terhadap rancangan sistem secara detail harus dilakukan kembali secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dan personel manajemen, sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini.

Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya yang bernilai dapat  diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem

menandatangani laporan perancangan secara detail.

Alat-alat Perancangan

Alat-alat perancangan menolong profesional sistem untuk membentuk

struktur sistem yang akan memenuhi kebutuhan pemakai selama aktivitas

analisis. Alat-alat perancangan sistem yang digunakan adalah :

§  Spesifikasi proses untuk menjelaskan bagaimana data ditransformasikan menjadi informasi, seperti Pseudocode, Structure english, dan Tabel keputusan.

§  Hierachy Plus Input, Process, Output (HIPO) untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program tidak termasuk dokumentasi interface antar modul.

§  Structure chart untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program termasuk dokumentasi interface antar modul.

§  Diagram Warnier-Orr (W/O) untuk merepresentasikan struktur program dari gambaran umum sampai detail.

§  Diagram Jackson untuk merepresentasikan struktur program.

f. Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem

Pada fase ini :

• sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.

• Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru.

• laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu

o rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan

o penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti :

− pengembangan perangkat lunak

− Persiapan lokasi peletakkan sistem

− Instalasi peralatan yang digunakan

− Pengujian Sistem

− Pelatihan untuk para pemakai sistem

− Persiapan dokumentasi