PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada.
1.
Tim Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem tentunya harus didukung oleh
personalpersonal yang kompeten di bidangnya. Suatu Tim biasanya terdiri dari :
1.
Manajer Analis Sistem
2.
Ketua Analis Sistem
3.
Analis Sistem Senior
4.
Analis Sistem Junior
5.
Pemrogram Aplikasi Senior
6.
Pemrogram Aplikasi Junior
Jumlah personil Tim di atas diperlukan apabila
sistem yang akan dikembangkan cukup besar. Apabila sistem yang akan
dikembangkan kecil, maka personilnya dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan.
2.
Perlunya Pengembangan Sistem
Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti
disebabkan karena beberapa hal :
1.
Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di system yang
lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
ü Ketidakberesan
sistem yang lama
Ketidakberesan dalam
sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai
dengan yang diharapkan.
ü Pertumbuhan
organisasi
Kebutuhan informasi
yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip
akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem
yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi
yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan
informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya
strategi danrencana-rencana yang telah disusun untuk meraih
kesempatankesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu
digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya
peraturan pemerintah
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi
karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar
organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah
3.
Indikator Diperlukannya Pengembangan Sistem
1. Keluhan pelanggan
2. Pengiriman barang yang sering tertunda
3. Pembayaran gaji yang terlambat
4. Laporan yang tidak tepat waktu
5. Isi laporan yang sering salah
6. Tanggung jawab yang tidak jelas
7. Waktu kerja yang berlebihan
8. Ketidakberesan kas
9. Produktivitas tenaga kerja yang rendah
10. Banyaknya pekerja yang menganggur
11. Kegiatan yang tumpang tindih
12. Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan
13. Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
14. Persediaan barang yang terlalu tinggi
15. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien
16. Biaya operasi yang tinggi
17. File-file yang kurang teratur
18. Keluhan dari supplier karena tertundanya
pembayaran
19. Tertundanya pengiriman karena kurang persediaan
20. Investasi yang tidak efisien
21. Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat
22. Kapasitas produksi yang menganggur
23. Pekerjaan manajer yang terlalu teknis
24.
DLL.
4.
Prinsip Pengembangan Sistem
Prinsip-prinsip
pengembangan sistem, adalah :
1.
Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2.
Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :
- Semua alternatif yang
ada harus diinvestigasikan
- Investasi yang
terbaik harus bernilai
3.
Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang
baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem
5.
Proses pengembangan sistem tidak harus urut
6.
Jangan takut membatalkan proyek
7.
Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan system
5.
Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan
masih timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan
sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan
proses ini kembali ke proses yang pertama. Siklus ini disebut dengan Siklus
Hidup suatu Sistem.
Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat
didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional
dan pemakai system informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan system
informasi.
Siklus
hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase,
yaitu
:
a. Perencanaan sistem
b. Analisis sistem
c. Perancangan sistem secara umum /
konseptual
d. Evaluasi dan seleksi sistem
e. Perancangan sistem secara detail
f. Pengembangan Perangkat Lunak dan
Implementasi sistem
g. Pemeliharaan / Perawatan Sistem
a. Fase Perencanaan
Sistem
Dalam
fase perencanaan sistem :
• Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang
luas dan pandangan system informasi baru yang jelas yang akan memenuhi
kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
• Proyek sistem dievaluasi dan
dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan
dipilih untuk pengembangan.
• Sumber daya baru direncanakan untuk, dan
dana disediakan untuk mendukung pengembangan
sistem.
Selama
fase perencanaan sistem, dipertimbangkan :
•
faktor-faktor kelayakan (feasibility
factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi
yang dikembangkan dan digunakan,
• faktor-faktor
strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi
dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan.
Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang
akan menerima prioritas yang tertinggi.
|
Faktor
kelayakan
(feasibility
factors)
|
Faktor
strategis
(strategic
factors)
|
|
• Kelayakan teknis
|
•
Produktivitas
|
|
• Kelayakan ekonomis
|
•
Diferensiasi
|
|
• Kelayakan legal
|
•
Manajemen
|
|
•
Kelayakan operasional
| |
|
•
Kelayakan rencana
|
|
Suatu
sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhi kriteria-kriteria
sebagai berikut :
v Kelayakan
teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan
dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru
dibutuhkan.
v Kelayakan
ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk
mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.
v Kelayakan
legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang
dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya
secara legal.
v Kelayakan
operasional untuk melihat apakah prosedur dan
keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau
apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.
v Kelayakan
rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi
dalam waktu yang telah ditetapkan.
Selain
layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktor strategis,seperti
v Produktivitas
mengukur
jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas
adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti.
Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan
dengan jumlah unit yang dihasilkan.
v Diferensiasi
mengukur
bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat
berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai
dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat,
dan biaya yang lebih rendah.
v Manajemen
melihat
bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam
merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat
dengan adanya laporanlaporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.
b. Fase Analisis
Sistem
Dalam
fase ini :
• Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan
evaluasi komponen dan hubungan timbale
balik yang terkait
dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan
kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi
jadwal untuk solusi yang berpotensi.
• Fase analisis sistem adalah fase profesional
sistem melakukan kegiatan analisis sistem.
• Laporan yang
dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek
sistem dan memulai fase analisis sistem.
•
Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan
suatu
sistem baru.
• Ruang lingkup
analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional system mewawancarai calon pemakai
dan bekerja dengan pemakai
yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan
kebutuhan pemakai.
• Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan
mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase
ini,
jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan
sistem.
• Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis
sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan
dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan
sistem
secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis
tambahan
sampai semua peserta setuju.
c. Fase Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual
Arti
Perancangan Sistem
- Tahap setelah
analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem
- Pendefinisian
dari kebutuhan kebutuhan fungsional
- Persiapan
untuk rancang bangun implementasi
- Menggambarkan
bagaimana suatu sistem dibentuk
- Yang dapat
berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa
elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan
yang utuh dan berfungsi
- Termasuk menyangkut
mengkonfirmasikan
Tujuan
Perancangan Sistem
- Untuk memenuhi
kebutuhan para pemakai sistem
- Untuk
memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer
dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat
Sasaran
Perancangan Sistem
- Harus berguna,
mudah dipahami dan mudah digunakan
- Harus dapat
mendukung tujuan utama perusahaan
- Harus efisien
dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan
mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh
manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak
dilakukan oleh komputer
- Harus dapat
mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masingmasing komponen dari sistem
informasi yang meliputi data dan
informasi, simponan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-
orang, perangkat keras,
perangkat lunak dan pengendalian intern
Dalam fase ini :
• dibentuk
alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai.
Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan
konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik
yang cocok untuk kebutuhan mereka.
•
pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan-laporan
dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing
laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau
tampilan yang mereka
harapkan
bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada
tampilan komputer.
•
Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas
bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses,
kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga
menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem
memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk
magnetik atau bahkan file-file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis
menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.
d. Fase Evaluasi dan
Seleksi Sistem
Akhir fase perancangan sistem secara umum
menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase
evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari
laporan dengan proyek system dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan
evaluasi dan seleksi sistem.
Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual
yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat
dibenarkan, maka semua altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif
harus terbukti dapat dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi
dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih,
maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk
perancangan detailnya.
e. Fase Perancangan
Sistem secara Detail/Fungsional
Fase perancangan sistem secara detail menyediakan
spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen
dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang
untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua
output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input
ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan
disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan.
Berdasarkan perancangan output dan input,
proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output.
Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch.
Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur
ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan
sistem yang sedang
dikembangkan.
Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses
data. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari
macam-macam ancaman dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem,
teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan
macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi. Pada akhir fase
ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin
berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing
rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat
juga dijadikan sebagai buku pedoman yang
lengkap
untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi peralatan;
pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya. Meskipun sejumlah orang telah
me-review dan menyetujui setiap komponen rancangan sistem, review terhadap
rancangan sistem secara detail harus dilakukan kembali secara menyeluruh dan
lengkap oleh pemakai sistem dan personel manajemen, sedangkan profesional
sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini.
Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini
adalah untuk menemukan error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi
dimulai. Jika error dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum
implementasi sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak
diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan,
perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem
menandatangani
laporan perancangan secara detail.
Alat-alat
Perancangan
Alat-alat
perancangan menolong profesional sistem untuk membentuk
struktur
sistem yang akan memenuhi kebutuhan pemakai selama aktivitas
analisis.
Alat-alat perancangan sistem yang digunakan adalah :
§ Spesifikasi
proses untuk menjelaskan bagaimana data ditransformasikan menjadi
informasi, seperti Pseudocode, Structure english, dan Tabel keputusan.
§ Hierachy
Plus Input, Process, Output (HIPO) untuk merepresentasikan
hirarki modul-modul program tidak termasuk dokumentasi interface antar modul.
§ Structure
chart untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program termasuk
dokumentasi interface antar modul.
§ Diagram
Warnier-Orr (W/O) untuk merepresentasikan struktur program
dari gambaran umum sampai detail.
§ Diagram
Jackson untuk merepresentasikan struktur program.
f. Fase Implementasi
Sistem dan Pemeliharaan Sistem
Pada
fase ini :
•
sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.
•
Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem
baru.
•
laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu
o rencana implementasi
dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique
(PERT) Chart dan
o penjadwalan proyek
dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang menerangkan tugas
penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti :
−
pengembangan perangkat lunak
−
Persiapan lokasi peletakkan sistem
−
Instalasi peralatan yang digunakan
−
Pengujian Sistem
−
Pelatihan untuk para pemakai sistem
−
Persiapan dokumentasi
